仕事のメールやチャットで悩みすぎる人へ｜文章を考えすぎて時間がかかる時の対処法

仕事でメールやチャットを送る時、文章作成に時間がかかってしまうことはありませんか？

• 失礼な表現になっていないか
• 相手に悪い印象を与えてしまうのではないか
• もっと丁寧に書いた方がいいのではないか

と考えすぎて、返信ボタンを押すまでに時間がかかりすぎることがあります。

私自身も以前は、相手の受け取り方を気にしすぎて1通のメール返信にも時間がかかり、やっと考えた文章だったのにうまく伝わらず、もう一度文章を作って送ることになり、結果的にすごく時間がかかってしまったという経験があります。

しかし、意識するポイントを「どう思われるか」から「いかに少ないやり取りで仕事が前に進む文章か」に変えたことで、必要以上に悩む時間を減らせるようになりました。

この記事は、このような悩みを抱えている方に向けた内容になっています。

なぜ仕事の文章を考えすぎてしまうのか

なぜこんなにも考えすぎてしまうのか？

それは、対面での会話のように表情や声のトーン、自分の言葉を聞いた後の反応が見えないからですよね。

相手の受け取り方を気にしすぎている

• 失礼にならないか
• 冷たい印象にならないか
• 敬語、丁寧語、謙譲語は正しく使えているか
• 初めの言葉と結び言葉はおかしくないか

など、自分が送った文章で、相手がどう感じるかを想像してしまう。

正解の文章を探してしまう

• もっと丁寧な表現があるのではないか
• 関係性に対してこの言い方の方がいいのではないか
• 文末や言い回しを何度も修正してしまう

最上級を考えて、自分の中で添削しすぎてしまうということも起こり、送信までの間にどんどん時間がかかってきます。

大切なのは「どう思われるか」ではなく「伝わるか」

あなたが相手から文章を受け取る側になった時のことを思い出してみてください。

冒頭の挨拶や、細かい言い回しなどはほぼ気にならないと思います。

何を気にしているのか？というと

• 何を訊きたいんだろう
• 何を話したいんだろう
• 私から何の答えを求めているのか
• 私は何を対応すればいいのか

というように、要点を探しています。

相手も同じように、細かい敬語や言い回しよりも、内容を重視しているんですね。

メールの冒頭、結びの文章テンプレ

【社内の場合】

〇〇課　〇〇さん
お疲れさまです。〇〇課　〇〇です。

〜本文〜


・ご確認のほどよろしくお願いいたします。（確認と返信が欲しい時）
・以上、よろしくお願いいたします。（確認のみで、返信をくれなくていい時）

【社外の場合】

〇〇社　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
〇〇社　〇〇でございます。


・ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。（確認と返信が欲しい時）
・以上、よろしくお願い申し上げます。（確認のみで、返信をくれなくていい時）

基本的な挨拶と結びの表現が入っていれば、必要以上に文章を足したり、敬語を重ねたりする必要はありません。

相手との関係や社内のルールに合わせて調整しながら、必要な情報が伝わる文章を意識するとよいでしょう。

テンプレとして適宜活用いただければと思います。

いかにラリーを減らせるか？に着目

3つ答えて欲しいことがあるのなら、1回にまとめた方が効率的です。

「こんな疑問が上がるかな？」と想定できるものは、その点も伝えておくとスムーズです。

例）「〜の場合は、このように対応をお願いします」など。

ここからは具体的に、何にポイントを置いて文章を作ればよいか？を解説していきます。

仕事の文章は「相手が行動しやすい形」にする

回答が欲しい時は、具体的に相手が答えやすい形にする

たとえば、確認して回答が欲しい時、ただ「確認をお願いします」と送るのではなく、相手が何を送れば良いかわかる形が良いです。

NG例
「〜について確認をお願いします。」

箇条書きにすると、確認してほしい内容が整理されるため、相手も回答しやすくなります。

丁寧さを保ちつつ、質問項目を簡潔に整理することを意識すると、やり取りを減らしやすくなります。

Yes・Noで答えられるものは選択肢を作る

相手に返信文を考えさせる質問方法ではなく、回答しやすい形する方法です。

NG例
「こちらの内容についてどう思いますか？」

答えやすくすることで、返事が来やすくなります。

文章の丁寧さより、情報の整理を優先する

例えば

• 挨拶文を長くする
• クッション言葉を増やす
• 敬語表現を何重にもする（「〜させていただく」が重複しがち）
• 丁寧にし過ぎようとして二重敬語になっている（「おっしゃられる」「ご覧になられる」「拝見させていただきます」）など

その点よりも

• 結論
• 確認したいこと
• 必要な補足

が整理されていることが大切です。

ここまでは、こちら発信で相手に送る場合の内容を書きました。

でも、文章で悩む方って、同じくらい相手発信の文章に対する返信内容を気にしてしまうのではないでしょうか。

返信は「丁寧に返す」より「結論を返す」

• どこまで説明したほうがいいのか
• 素っ気なく感じられないか
• 一言だけだと失礼ではないか

必要以上に考えすぎてしまうことがあります。

でも、相手が求めていることって、基本的には質問に対する回答のみです。

言い換えれば、結論が知りたいというわけです。

それに、みんな忙しいので、早く答えが知りたいんですね。

例えば

• 確認しました
• 問題ありません
• 対応可能です
• 〇〇日までに対応します
• 完了しました

最終的な答えがわかれば十分な場合が多いです。

相手が知りたい情報だけを返す

返信では、相手が何を確認したいのか？を考えます。

相手から「資料を確認してください」と来たとします。

NG例
「ご連絡ありがとうございます。資料について確認させていただきました。お忙しいところ恐れ入りますが〜」

わかります。

OK例だと短すぎるのではないか？素っ気なすぎる、冷たいんじゃないか？という気持ちになりますよね。

NG例の場合だと結論まで辿り着くのに時間がかかるので、かえってもどかしさを感じさせてしまう可能性もあります。

自分の判断を説明できるなら、受け取ったまま返していい

相手が言ってきたことが、Aとも取れるしBとも取れる。

これってどっちの意味で言ってるんだろう？ということがあります。

その時は、「これってこういう意味ですか？」とラリーを返す方法もありますが、そうすると相手がまた確認して返信されるのを待たなければいけないので時間がかかってしまいます。

こんな時私は冒頭に一文足して返しています。

私はこう理解したのでこの回答になるよ、とあらかじめ判断理由を書きます。

この時に、「〜の理解ですが相違ありますか？」と返すとまたラリーが発生してしまうので、理解が正しいかどうしても知りたい場合は最後に「相違あればご指摘ください」と足しておけば大丈夫です。

まとめ

• 仕事の文章で時間がかかる原因は、相手の印象を気にしすぎること
• 相手は文章の丁寧さより、必要な情報や要点を見ている
• 大切なのは、好印象な文章ではなく、仕事が前に進む文章を作ること

少しでもヒントになれば嬉しいです。